PATA: darbinieku intranets ar ERP integrāciju
PATA darbinieki paši varēja apskatīt algas informāciju un dokumentus, tāpēc jautājumu par algām kļuva mazāk un paziņojumi izplatījās ātrāk.
Ideja
PATA visā Latvijā apsaimnieko mežu no stādiem līdz mežizstrādei un kokmateriālu pārdošanai. Komandas strādā mežos visā valstī, tāpēc iekšējā saziņa notika ar e-pastiem, telefona zvaniem un manuāli aizpildītām tabulām. Darbiniekiem nebija vienas vietas, kur uzzināt uzņēmuma jaunumus, atrast iekšējos noteikumus vai apskatīt savas algas informāciju. Personāla daļa katru mēnesi stundām ilgi atbildēja uz atsevišķiem jautājumiem par algām.
PATA vajadzēja vienu iekšējo platformu, kurā ikviens darbinieks atrastu vajadzīgo, nezvanot uz biroju.
Ko izveidojām
Izstrādājām uzņēmuma intranetu, kas pielāgots tieši PATA darba procesiem:
- Integrācija ar AXAPTA grāmatvedību Darbinieki redz savu detalizēto algas aprēķinu. Dati katru nakti tiek sinhronizēti no uzņēmuma ERP sistēmas, bez manuālas eksportēšanas.
- Uzņēmuma ziņas un paziņojumi Kopēja ziņu plūsma aizstāj e-pastu pārsūtīšanu: tajā ir jaunumi, noteikumu izmaiņas un darba organizācijas paziņojumi.
- Dokumentu bibliotēka Drošības procedūras, personāla noteikumi un darba instrukcijas ir meklējami un vienmēr aktuāli.
- Piekļuve pēc lomām Katrs redz to, kas attiecas uz viņu: darbinieki mežā, vadītāji un personāla daļa.
Sarežģītākā daļa bija integrācija ar AXAPTA. Izveidojām drošu API savienojumu, kas katru nakti sinhronizē algas datus un apstrādā arī retākus gadījumus, piemēram, korekcijas mēneša vidū un nodokļu pārrēķinus.
Rezultāts
Personāla daļai tagad uzdod mazāk jautājumu par algām, jo darbinieki paši atrod vajadzīgo portālā. Paziņojumus visam uzņēmumam tagad izsūta tajā pašā dienā. Agrāk to pārsūtīšana pa e-pastu ilga nedēļu. Jaunie darbinieki ātrāk iejūtas darbā, jo visi noteikumi un procedūras ir vienuviet. Kopš palaišanas sistēma darbojas uzticami, un tās uzturēšanai vajadzīgs pavisam nedaudz darba.
